All’Art. 4 del D.L. n.ro 193 del 2016 viene introdotto l’obbligo dell’invio e della trasmissione e della Comunicazione dei “Dati Fatture” in riferimento alle Fatture Elettroniche emesse.

Successivamente è intervenuto l’Art. 1-ter del D.L. n.ro 148 del 2017 ad introdurre delle semplificazioni sostanziali a questo obbligo introdotto l’anno prima.

Con questa semplificazione, la Comunicazione Dati Fatture deve essere trasmessa per via telematica da parte del possessore d’IVA tutto il materiale entro le scadenze previste. E’ necessario inoltre comunicare anche sia l’eventuale rettifica dei dati o l’annullamento dei dati precedentemente trasmessi.

Questa procedura inoltre, oggi imposta per legge, consente in quei casi di “scarto del file”, il re-invio entro i 5 giorni lavorativi successivi all’esito della ricezione. Dunque una garanzia a sostegno del possessore di Partita IVA.

La preparazione del file XML.

Per trasmettere tutta la Comunicazione Dati Fatture, occorre preparare un file in formato XML per spedirlo entro il periodo imposto dalla legge. Ma, in particolar modo, il file XML deve rispettare le specifiche tecniche le quali devono contenere:

  • Tutti i dati identificativi del soggetto a cui si riferisce la comunicazione. Per le fatture emesse come cedente/prestatore, per le fatture ricevute come cessionario/committente;

  • Tutti i dati delle controparti e, per ognuna, i dati delle operazioni effettuate nel periodo di riferimento.

Esiste poi una facilitazione, creare cioè il file utilizzando l’apposito software con cui lavora il possessore di Partita IVA.

Il file con la Comunicazione Dati Fatture deve essere poi firmato digitalmente.

Per firmare digitalmente si possono utilizzare tre sistemi alternativi:

  • Certificato di firma qualificata, rilasciato da una autorità di certificazione riconosciuta;

  • Il nuovo servizio di Firma Elettronica basata sui certificati rilasciati dall’Agenzia delle Entrate, disponibile sulle piattaforme Desktop Telematico e Entratel Multifile

  • la Funzione di sigillo disponibile nell’interfaccia web “Fatture e Corrispettivi”.

Inoltre alla possibilità canonica di spedire un file XML di Comunicazione Dati Fatture firmato e trasmesso singolarmente, tale file XML può essere inserito in una cartella compressa in formato zip, contenente anche più file Comunicazione.

In questo caso si può apporre la firma sui singoli file o anche solo la cartella compressa.

Affinchè si desideri essere certi che il file sia formalmente corretto, esiste anche un apposito software di controllo privato oppure sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Qualora si decidesse di affidarsi a quest’ultimo, esso è disponibile all’apposita funzione di controllo del file all’interno dell’interfaccia web Fatture e Corrispettivi, cliccando poi su Funzioni di supporto, infine cliccando su Controllo Dati fattura.

Infine, il file XML dovrà quindi essere firmato elettronicamente e trasmesso telematicamente all’Agenzia delle Entrate od attraverso in alternativa:

  • La funzione di trasmissione delle Comunicazioni Dati Fatture disponibile nell’interfaccia web Fatture e Corrispettivi;

  • Uno dei canali di interazione con il SdI già accreditati per la fatturazione elettronica;

  • L’uso di un canale d’interazione specifico per la trasmissione delle comunicazioni IVA e dei dati fattura.

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